مديريت محدودهي پروژه به ما كمك ميكند زمانبندي و برآورد هزينهي مناسبي براي پروژه داشته باشيم و از چالشهاي غير ضروري اجتناب كنيم.
مديريت محدودهي پروژه، شامل فرآيندهايي است كه تضمين ميكنند براي رسيدن به نتيجهي موفقيتآميز نهايي، صرفاً كارهاي مورد نياز را انجام ميدهيم و از پروسههاي غير ضروري اجتناب ميكنيم. پيش از هر چيز، دو اصطلاح را از هم تفكيك ميكنيم:
- محدودهي محصول: توابع و ويژگيهايي كه خصوصيات محصول يا خدمات نهايي را تعريف ميكنند.
- محدودهي پروژه: كارهايي كه بايد انجام شود تا نتيجهي پروژه، در قالب محدودهي محصول (يعني توابع و ويژگيهاي آن) به دست آيد.
با اين مقدمه، مديريت محدودهي پروژه حاوي آيتمها و وظايفي است كه ما را دقيقاً به يك نتيجهي مشخص ميرساند و مانع از اين ميشود كه وقت، منابع و انرژيمان را به كارهايي اختصاص دهيم كه ضروري و مورد نياز نيستند. مديريت محدوده، شامل سه پروسهي اصلي است:
- برنامهريزي: تلاشهايي كه براي ثبت و تعريف كارهاي ضروري صورت ميگيرد.
- كنترل: كنترل و نظارت فرآيندهايي كه روي مستندسازي، پيشرفت و تصويب يا عدم تصويب تغييرات متمركزند.
- خاتمه: فرآيند چك كردن و بررسي نتايج بهدستآمده و مقايسهي آنها با طرح اوليه است.
مدير پروژه صرف نظر از روشي كه براي اجراي پروژه در نظر ميگيرد، از يك فرآيند سيستماتيك براي ضبط، تعريف و نظارت بر محدودهي پروژه استفاده ميكند.
مرحلهي ۱: تعريف نيازهاي پروژه
تعريف نيازهاي پروژه، اولين قدم در راستاي زمانبندي، تخصيص منابع و تنظيم اهداف پروژه است. فقط در اين صورت اعضاي تيم و همچنين ذينفعان و مالكان پروژه، وظايفي را كه بايد تكميل شوند، درك ميكنند. پس از روشن شدن نيازها، تقسيم وظايف صورت ميگيرد و اعضاي تيم كارشان را با بودجهي مشخص و در زمان تعيينشده، انجام ميدهند.
مرحلهي ۲: درك اهداف پروژه
براي تعريف محدودهي پروژه، ابتدا بايد اهدافتان را تعيين كنيد. مثلاً توليد يك محصول جديد، يك سرويس درونسازماني يا بخشي از يك نرمافزار جديد. ممكن است چندين هدف با محوريت يك پروژه تكميل شوند. مدير پروژه تضمين ميكند كه تيم نتايج را مطابق با ويژگيها يا توابع مشخصشده ارائه ميدهد. بهطوركلي محدوده، اهدافي را كه براي رسيدن به يك نتيجه مطلوب به دست ميآيد مشخص ميكند.
به اين منظور شما بايد فاكتورهاي زير را تعيين كنيد:
- هدف نهايي
- زيرفازها
- وظايف
- منابع
- بودجه
- برنامه
با مشخص شدن اين پارامترها، محدوديتهاي پروژه روشن ميشوند و كارهاي فرعي كه زيرمجموعهي پروژه نيستند، از فهرست شما خط ميخورند.
پروسههاي مديريت محدودهي پروژه
۱- برنامهي مديريت محدوده
اين پروسه تعيين ميكند كه فرآيندهاي مديريت محدوده را چه كسي، چه زماني، با چه تكنيكي، چه تيمي و چه بودجهاي انجام ميدهد. يا بهعبارتديگر اين برنامه توضيح ميدهد كه محدودهي پروژه چگونه تعريف، توسعه، نظارت، كنترل و بررسي ميشود.
۲- جمعآوري الزامات
اين فرآيند مستلزم مستندسازي خواستهها و نيازهاي مالكان در راستاي تأمين اهداف پروژه است. يكي از مهمترين فوايد اين كار، تعيين محدودي محصول است كه قبلاً در مورد آن صحبت كرديم. پسازاينكه خواستههاي مالكان پروژه ثبت شد، الزامات را دستهبندي و اولويتگذاري ميكنيم. اين الزامات عبارتاند از:
- الزامات تجاري
- الزامات مالكان
- الزامات راه حل
- الزامات انتقال (نكاتي كه نيازهاي موقت را شرح ميدهند، مثل آموزش)
- الزامات كيفيت
نكته: اگر اين روند بهطور كامل و صحيح انجام شود، از بسياري از اتفاقات غيرمنتظرهي ناخوشايند كه ممكن است پروژه را از مسير اصلي منحرف كنند يا نارضايتي مشتريان را به نبال داشته باشند، پيشگيري ميشود.
مقالات مرتبط:
- آموزش مديريت يكپارچگي پروژه
- آموزش: مديريت مسائل و موانع پروژه
۳- تعريف محدوده
تعريف محدوده، يك شرح تفصيلي از پروژه و محصول (يا اهداف نهايي) است كه اقلام قابل تحويل يا دستاوردهاي پروژه و همچنين كارهاي مورد نياز براي حصول آنها را بيان ميكند. همهي اهداف و مرزهاي محدودهي پروژه در اين سند ثبت ميشوند و شرحي از پروژه را ارائه ميدهند كه موردقبول مالكان يا ذينفعان پروژه است.
۴- تدوين ساختار شكست كار (WBS)
ساختار شكست كار (WBS) يكي از عناصر مهم فرآيند مديريت محدوده است. بسياري از مديران پروژه اين مرحله را جدي نميگيرند كه باعث ميشود طرحهاي اشتباه را توسعه دهند. WBS فرآيندي است كه در آن مدير پروژه، سلسلهمراتب پروژه را به اجزاي كوچكتر با قابليت مديريت بيشتر، تقسيم ميكند. WBS نهايي بايد يك ليست كامل از تمام زيرمجموعههاي جزئي كاري مورد نياز براي تكميل پروژه را ارائه دهد.
نكته: ساختار شكست كار نشانگر منابع، زمان و ترتيب كارها نيست؛ بلكه فقط به محدودهي پروژه برميگردد.
مزاياي استفاده از نمودار WBS
- اجتناب از فراموش شدن اقلام تحويلي و فعاليتها
- مشخص كردن اقلام اصلي و مياني قابل تحويل
- مشخص شدن محدودهي پروژه
بايد به ياد داشته باشيم كه محدوديت خاصي براي تقسيم وظايف به جزئيات كوچكتر وجود ندارد. WBS صرفاً به مواردي نظير حجم پروژه، مشخصات اجزاي پروژه، گسترهي حوزهي مكاني پروژه، نوع و سطح برنامهريزي و كنترل و همچنين تنوع تخصصها و مهارتهاي مورد نياز بستگي دارد. بهعلاوه هيچ لزومي ندارد كه تعداد زيرشاخههاي حاصل از WBS، در تمام فرآيندهاي پروژه با يكديگر برابر باشند. مهم اين است كه اجزاي جديد، بهراحتي قابلبرنامهريزي و مديريت باشند و ماهيت كلي پروژه را نيز حفظ كنند.
ديكشنري WBS:
پسازاينكه WBS پروژه طراحي و تكميل شد، جزئيات هر يك از زيرمجموعهها (باكسها) بهطور واضح مشخص ميشود. ديكشنري WBS اين اجزاء را بهطور مفصلتر توصيف ميكند و غالبا اين فاكتورها را شامل ميشود:
- كد شناسايي
- توصيف كار
- فرضيات و محدوديتها
- سازمان مسئول
- فهرست مايلستونها
- فعاليتهاي مرتبط زمانبندي
- منابع مورد نياز
- برآورد هزينهها
- الزامات كيفيت
- معيارهاي پذيرش
۵- تأييد و قانوني سازي محدوده
اين فرآيند شامل بازنگري اقلام قابل تحويل با حضور مشتريان و حاميان پروژه است. در اين مرحله توافق و پذيرش مشتريان را بهطور رسمي اخذ و ثبت ميكنيم.
تفاوت فرآيند تأييد محدوده با فرآيند كنترل كيفيت، اين است كه در مرحلهي تأييد محدوده، روي پذيرش مشتريان متمركز هستيم و در مرحلهي كنترل كيفيت، صحت و كيفيت محصولات براي ما اهميت دارد.
۶- كنترل محدوده
فرآيند كنترل محدوده، شامل نظارت بر وضعيت پروژه و مديريت تغييرات محدوده است. ازآنجاكه وقوع بعضي تغييرات اجتنابناپذير است، ما در اين مرحله اطمينان پيدا ميكنيم كه همهي تغييرات را تحت كنترل داريم. اينجا واريانس از محدوده بهعنوان مهمترين ابزار نظارتي مطرح ميشود.
يكي از اشتباهات رايجي كه در مسير پروژه صورت ميگيرد، اين است كه وقتي اتفاقات پيشبينينشدهاي رخ ميدهد، اعضاي تيم براي برطرف كردن موانع اقداماتي انجام ميدهند كه در محدودهي پروژه قرار ندارد و ممكن است بعداً آنها را از هدف اصليشان منحرف كند. به همين دليل مدير پروژه بايد با پيشبيني اختلالات و بازنگري مداوم، روند همهي فرآيندها را كنترل كند. توصيه ميشود اعضاي تيم در هرلحظه از پرداختن به اموري كه تأثير يا نمودي در نتيجهي نهايي پروژه ندارند، خودداري كنند.
نكات مهم در مديريت محدوده
گاهي اوقات مدير پروژه در طول پروسهي تعيين محدوده، با مشكلاتي مواجه ميشود كه مانع از اجراي بهينهي كار ميشوند. برخي از مشكلات متداولي كه در زمان تعريف و مستندسازي محدودهي پروژه به وجود ميآيند، عبارتاند از:
- ابهامات: وجود هرگونه ابهام در محدودهي پروژه، به كارهاي غير ضروري و سردرگمي منجر ميشود. بهمنظور اجتناب از چنين اتفاقي، محدوده بايد بهوضوح تعريف و براي اعضاي تيم شرح داده شود.
- تعاريف ناقص: اگر تعاريف ناقص باشند يا برخي از حوزهها مرزبندي نداشته باشند، برنامه از مسير اصلي خارج ميشود و به تبع آن، هزينههاي بيشتري به گروه تحميل ميشود.
- ناپايداري و بيثباتي: محدودههاي گذرا و ناپايدار، مهمترين عاملي هستند كه باعث ميشوند پروژه طبق زمانبندي قبلي به پايان نرسد. گاهي اين مشكل به حدي جدي است كه پروژهها «بيپايان» خوانده ميشوند. راه حل اين معضل، نهايي كردن سند محدوده و ثابت نگهداشتن آن است.
- محدودهي ناسازگار: محدودهاي كه با همهي عوامل درگير به اشتراك گذاشته نميشود، باعث ناسازگاري در الزامات و طراحي ميشود. به همين دليل سند محدوده بايد در اختيار حاميان و مالكان پروژه قرار بگيرد و جزئيات آن اطلاعرساني شود.